Pré-check-in digital na pousada: como funciona, o que pedir ao hóspede e como cumprir a FNRH

A hora do check-in costuma ser a mais cansativa da recepção: documentos, digitação, acompanhantes, crianças. O pré-check-in tira essa etapa do balcão e a leva para o celular do hóspede, no momento em que ele tem calma para preencher.

Como funciona, passo a passo

1. A reserva é confirmada e o hóspede recebe, junto com a confirmação, o link do pré-check-in.
2. O hóspede preenche a ficha com os dados dele e dos acompanhantes. Crianças e adolescentes entram com um responsável indicado.
3. A pousada confere o que chegou e completa o que ficou faltando.
4. Os dados seguem para a [FNRH Digital](/blog/fnrh-digital-pousada-como-funciona), quando o sistema da pousada está integrado ao governo. Sem integração, é preciso lançar no portal à mão.
5. Na chegada, só a conferência: o hóspede mostra o documento, e a recepção confirma e registra a entrada.

Quais dados pedir

A FNRH define os dados do registro (nome, documento, data de nascimento, residência e outros que o formulário oficial exige). Peça o que a ficha pede e nada além: coletar mais do que a finalidade exige vai contra o princípio da necessidade da LGPD.

• Titular da reserva: dados pessoais, documento e endereço.
• Acompanhantes: cada pessoa tem a própria ficha, inclusive crianças.
• Hóspedes estrangeiros: passaporte (ou documento aceito), nacionalidade e residência no exterior.

Quando enviar o link

• Na confirmação da reserva: assim o hóspede já sabe que existe essa etapa.
• Alguns dias antes da chegada: um lembrete para quem ainda não preencheu, junto com as informações de como chegar.
• Na chegada: quem não preencheu faz na recepção, pelo mesmo link, no próprio celular.

Erros comuns

• Pedir foto do documento por WhatsApp: a imagem fica solta no celular, sem controle de acesso nem prazo de guarda.
• Esquecer os acompanhantes: a ficha é por pessoa, não por reserva.
• Deixar fichas sem saída: registrar a entrada e esquecer o check-out mantém o registro aberto.
• Link difícil de achar: se está só num e-mail antigo, ninguém preenche. Repita no lembrete de chegada.

Como isso funciona na buq

Na buq, o link do pré-check-in vai junto com a confirmação e o lembrete de pré-check-in. Para as pousadas que ativaram a integração com a FNRH Digital, a ficha preenchida pelo hóspede segue para o sistema do governo, e o número do documento fica guardado cifrado. Veja também como reduzir no-show com lembretes.