Como evitar overbooking: sincronize os calendários da pousada por iCal

Quando a pousada vende em mais de um lugar (site próprio, Airbnb, Booking, WhatsApp), cada canal tem o seu calendário. Se um deles não souber que a data foi vendida em outro, o mesmo quarto pode ser vendido duas vezes. Isso é overbooking, e custa caro: reembolso, realocação, avaliação ruim e desgaste com o hóspede.

O que é iCal e como ele ajuda

iCal é um formato de calendário (arquivo .ics) que quase todos os canais de reserva aceitam. Cada acomodação tem um link de calendário: quem recebe o link consegue ler as datas ocupadas e bloqueá-las automaticamente. A sincronização acontece nos dois sentidos, em duas etapas:

1. Importar: você copia o link de calendário do Airbnb ou do Booking e cola no sistema de reservas. As datas vendidas lá ficam bloqueadas no seu site.
2. Exportar: você copia o link do calendário do seu sistema e cola no Airbnb ou no Booking. As reservas diretas passam a bloquear as datas nos canais.

É um link por acomodação

O iCal funciona por acomodação, não pela pousada inteira. Se você tem cinco chalés, são cinco links em cada canal. Na hora de configurar, confira se cada link foi parar no quarto certo. Essa é a causa mais comum de bloqueio trocado.

Limites que você precisa conhecer

• Não é instantâneo. Os canais consultam o link de tempos em tempos (de alguns minutos a algumas horas). Existe uma janela em que duas reservas podem entrar quase ao mesmo tempo.
• Só transmite ocupação. Preço, regras e reservas em si não passam pelo iCal.
• Cada canal tem a sua frequência de atualização, que você não controla.

Boas práticas pra reduzir o risco

• Use um sistema que compare as reservas e avise você quando houver duas na mesma data.
• Mantenha um intervalo de segurança (um dia de folga) nas datas mais concorridas.
• Feche manualmente a data no outro canal quando vender por telefone ou WhatsApp, se o prazo da sincronização for um risco.
• Revise os links de vez em quando. Se alguém trocar a acomodação no canal, o link pode mudar.

E o channel manager?

Um channel manager troca informações com os canais por conexão direta (API), quase em tempo real, e também controla preços. É a solução mais completa, mas costuma custar mais e exigir contrato com cada canal. Entenda a diferença em PMS, channel manager e RMS.